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空き状況のお問合せには利用照会が必要です。

利用照会

施設利用料金の請求

レイアウト等の確認、各種申込書の提出

●	消防署（催物開催届）
●	警察署（催物開催届）

備品、各種設備等（終了後2週間以内にご請求いたします）

利用申込受付の開始は、以下のとおりです。なお、ご利用の打診は随時受け付けます。

受付開始日	利用目的
利用開始の1年半前	（1）東京ビッグサイト展示ホールを利用する際の併設会議等（2）国際会議場を利用する催物（3）レセプションホール全体を利用する催物
利用開始の1年前	（1）レセプションホールを分割利用する催物（2）6階中会議室（605～608）を全体利用する催物
利用開始の6ヶ月前	中会議室及び小会議室（1F、6F、7F、8F各会議室）の利用

（1）

利用照会・利用申込締切日

利用照会及び利用申込の締切日は、利用開始日の一週間前です。

（2）

利用日及び利用時間

ア.利用日
原則として当施設は年中無休です。
但し、法令等で定められた施設の点検・修理等の為、休館する場合がありますのでご了承ください。

イ.利用時間
利用時間は、下記の時間帯とします。
なお、各時間の前後1時間については、申込可能時間の範囲内で延長することができます。
また、利用時間には準備・撤去の時間も含みます。
（但し、最終終了時刻は22時です。）

施設名	*申込可能時間()**	予約受付時間帯
レセプションホール（A・B）	8：00～22：00	A　9：00～22：00 B　9：00～17：00 C　9：00～12：00 D　13：00～17：00 E　13：00～22：00 F　18：00～22：00
国際会議場（7F） 1F・6F・7F・8F各会議室及び付属諸室	8：00～22：00	A　9：00～21：00 B　9：00～17：00 C　9：00～12：00 D　13：00～17：00 E　13：00～21：00 F　18：00～21：00

*原則として上記時間外の利用はできません。

（3）

利用照会方法

利用照会については、ウェブページ上の「会議施設利用照会フォーム」に直接入力の上送信してください。または、別に定める「会議施設利用照会書」に必要事項を記入の上、FAXまたは郵送にて下記の受付先まで提出してください。
なお、照会結果については、他のお客様との調整の関係上、基本的に翌日以降の連絡となります。
また、電話や口頭での照会には応じられませんので予めご了承ください。

（4）

利用申込方法

当社からの連絡により、予約が可能となった場合、「会議施設利用申込書」に必要事項を記入の上、下記の受付先まで提出してください。
なお、所定の用紙以外での申込みは受け付けませんのでご了承ください。

（5）

利用受付先
1．受付先

〒135-0063　東京都江東区有明3丁目11番1号
（株）東京ビッグサイト　営業部　TEL：　03-5530-1114　　FAX：　03-5530-1222

2．受付時間

月曜～金曜（祝・祭日を除く）　9：00～17：00

（6）

利用の承諾

ご提出頂いた「利用照会書」ならびに「会議施設利用申込書」の内容に基づき、利用を承諾します。本書の発行をもって利用契約が発効するものとします。

（7）

利用の制限及び承諾の取消

次の事項に該当する場合は、利用の制限及び利用承諾の取消、また施設利用中においても利用を停止させていただきます。
なお、下記の事由による利用承諾の取消等の結果、利用者に損害が生じる場合があっても、当社は一切の責任を負いません。

ア. 利用の制限

・	施設の設置目的に反する恐れがあると認められるとき。
・	施設または設備を毀損する恐れがあると認められるとき。
・	暴力的行為等、違法な行為を行う恐れがある団体もしくはその関係者、または事業内容が明確でない団体が主催、共催、後援、もしくは協賛をする行事に利用するとき。また、これらの団体の利益になると認められるとき。
・	公の秩序または善良な風俗を乱す恐れがあると認められるとき。
・	その他施設の管理、運営上支障があると認められるとき。

イ. 利用承諾の取消

・	前条の各号に該当すると認められるとき。
・	施設利用料金が、所定の期日までに支払われていないとき。
・	利用申込書に虚偽の記載があったとき、または承諾した利用の目的・内容が実際と著しく異なるとき。
・	利用条件や当社が定める規定に反したとき。
・	災害その他不可抗力によって、施設等の利用ができないとき。
・	管理の都合上、やむを得ない事由の発生したとき。

（8）

利用件の譲渡・転貸

利用権の譲渡または転貸はできません。

（1）

施設利用料金

別紙の「会議施設利用料金表」をご参照ください。

（2）

備品・付帯設備使用料金

別紙の「会議棟設備・備品使用料金表」をご参照ください。
なお、料金表に記載の無い設備・備品等の料金については、別途ご相談ください。

（3）

料金の支払い

特別な場合を除き施設利用料金を事前、事後の2回に分けてお支払いいただきます。
事前にお支払いいただく料金（申込金）は、下表の通りとなります。
当社から請求書を発行しますので、指定期日までに指定金融機関にお振込ください。
なお、振込手数料は利用者負担となりますので、ご了承ください。

支払時期	支払金額
利用開始の1年前から	施設利用料金の10％
利用開始の6ヶ月前から	施設利用料金の30％
利用開始の1ヶ月前から	施設利用料金の全額
利用終了後、指定期日まで*	備品・付帯設備使用料及びその他の費用

*指定期日は当社からの請求後1ヶ月以内とします。
（注）利用承諾日において、既に支払期限を経過している場合は、当社発行の請求書に記載の期日までにお支払いください。

（4）

割増料金

会議施設を音楽・芸能等の興行や物販等の目的で利用する場合、また、絵画展・見本市等の展示会形式で利用する場合の利用料金は、別紙「会議施設利用料金表」に記載された基本料金の50％割増とします。
なお、この場合、関係官庁への届出が必要となることがあり、また、興行場法その他の法令により規制が加わることがあります。

（5）

ケータリング割引

レセプションホール等をパーティー目的で利用し、かつ東京ビッグサイトの登録レストラン業者よりケータリングを受ける場合、施設利用料金が一部割引される場合があります。

　ケータリングサービス

（1）

変更の届出と承認

利用承諾後、利用期日・時間・場所等を利用者の都合により変更する場合や、利用申込を取消す場合は、速やかに営業部までご連絡のうえ、変更内容または取消理由を文書にて提出し、承認を受けてください。
なお、設備・備品等の申込内容に変更が生じた場合も速やかにご連絡ください。

（2）

取消料

前項のような利用の変更や取消があった場合は、下記の取消料を申し受けます。
なお、施設利用料金が納入されている場合は、取消料として充当させていただきます。
また、設備・備品等の準備が発生した後の利用の変更や取消については、別途実費を頂くことがあります。

利用取消日	取消料
利用開始の12ヶ月前から6ヶ月前の前日まで	施設利用料金の10％
利用開始の6ヶ月前から1ヶ月前の前日まで	施設利用料金の30％
利用開始の1ヶ月前以降	施設利用料金の100％

（1）

打合せ事項

利用承諾後、下記の事項について打合せを行ってください。
なお、「会議施設利用申込書」の提出及び打合せの開始が遅れた場合は、設備・備品手配等のご希望に添いかねることもありますので、ご注意ください。

・	会議施設利用の内容、利用スケジュール
・	会議の運営体制、会場レイアウト
・	会場の設備・備品の使用、電気工事の有無・電話回線の利用
・	外部よりの備品・機器の持ち込み
・	飲食の有無
・	駐車場及びターミナル使用の有無
・	その他、会議施設利用に関すること

（2）

利用計画書の提出

施設利用の内容が下記に該当する場合は、利用計画書をご提出ください。

・	音響、照明、映像機材及び看板等を外部より持ち込む場合
・	音楽・芸能等の興行や物販等の目的で利用する場合、または絵画展・見本市等の展示会形式の場合。
・	その他、当社が提出の必要を認める場合。

（3）

電気工事

電気工事は、当社主催の保安講習を修了した電気工事業者に直接発注してください。講習を修了した業者でなければ、工事を行うことはできません。
工事の内容が決まりましたら、「電気工事設計届書」に図面3部を添付し、「需要電力申込書」2部とともに当社に提出してください。

（4）

関係官庁への届出

会議施設の利用形態により、関係官庁への届出が必要な場合の届出先は下記の通りです。

深川消防署有明分署	催物開催届・禁止行為解除申請等	03-3529-0119
警視庁東京湾岸警察署	催物開催届	03-3570-0110
江東区保健所	試飲、試食を行う場合興行場に該当する場合	03-3647-5855
江東西税務署	酒類を販売する場合	03-3633-6211
日本音楽著作権協会	音楽著作権使用の場合	03-5286-1671

*消防署へ提出する書類は、当社に提出してください。

（1）

入室

事前にお申込みいただいたご利用時間の15分前に開錠いたします。

（2）

設備・備品、レイアウト

音響・映像設備等をお申込みいただいた場合は、特に指定がない場合、ご利用時間になりましたら、担当が使用説明にまいります。
当日の急なレイアウトの変更には原則対応できませんので、ご了承ください。
当日の備品等の追加につきましては、会議棟6Ｆの「会議サポートセンター」にて承ります。ただし、状況によってはご希望に添えない場合もございますので、ご了承ください。
会議室内の温度調節は、「会議サポートセンター」にお申し付けください。

（3）

退室

ご使用いただいた備品等は原則として元の場所にお戻しください。
ご利用が終了しましたら、会議室内の内線電話にて「会議サポートセンター」に終了報告をお願いいたします。
会議室ご利用時間の延長は、早めに営業担当者か「会議サポートセンター」にご連絡ください。延長は、原則1時間単位で承ります。
会議施設ご利用時間を過ぎてご連絡ないままご利用の場合、「会議サポートセンター」から利用時間確認のお電話をさせていただく場合があります。
施設、設備及び備品、貸出備品を破損・紛失した場合は、速やかにご連絡ください。

（4）

各種連絡先

会議サポートセンター	レイアウト、備品、空調等のご相談、会議終了報告	03-5530-1234（内 80464）
防災センター	遺失物の管理等	（内 80011）
ビジネスセンター	コピー、ファックス等	03-3599-0151（内 88888）

施設利用中の催物に関する管理責任は原則的にすべて利用者に負っていただきます。利用者は、施設利用期間中、施設及び設備の保全に努めるとともに来場者並びに催物従事者の安全確認に注意を払う義務を有します。

施設、設備及び備品、貸出備品を破損・紛失した場合は、速やかに当社まで申し出てください。当該施設、設備及び備品、貸出備品の修復と補填に際しては、その損害を利用者に賠償していただきます。

会場内に利用者が持ち込んだ備品、物品については、利用者に保管の責任を負っていただきます。なお、宅配便等荷物の受理は当社では原則として行いません。利用者が責任をもって受理してください。また、会議室申込時間外の会議室周辺への荷物の放置はできません。

施設内で発生したゴミについては、利用者がすべてお持ち帰りください。やむを得ず当社にて処理を行う場合は、所定の処理料をお支払いいただきます。なお、著しく施設を汚損した場合は、別途清掃料をいただくことがあります。

絵画展・見本市等の展示会、音楽・芸能等の興行、物販等の目的で利用する場合は、警備・清掃を利用者側で行ってください。

施設利用に伴う人身事故及び物品の盗品・破損については、原則的に当社では一切の責任を負いません。

（1）

利用時間と延長

利用時間には、準備と撤去の時間も含みますが、以下の場合に限り、それぞれに該当する準備、撤去作業にかかる時間は利用時間に含みません。

ア．	当社に備品を発注した場合の備品準備・撤去時間
イ．	当社に特殊設備を発注した場合の特殊設備準備・撤去時間
ウ．	東京ビッグサイトの登録レストラン業者にケータリングを発注した場合のケータリング準備・撤去時間

*上記作業以外の準備・撤去作業を同時に行う場合は、利用時間として扱います。
*利用時間の延長については、事前に当社の承認を得た場合に限り、1時間単位で延長が可能です。

（2）

共用部分の利用

ロビー、ホワイエ等共用部分に関しては、原則として受付及びそれに準ずる内容の利用に限定しております。コーヒーブレイク等、原則以外の利用希望については、別途ご相談ください。ただし、複数の利用者が重なる場合は、調整させていただく場合もありますので、ご注意ください。

（3）

喫煙

会議室は禁煙です。
会議室内には灰皿がありませんので、喫煙される場合は指定された場所でお願いします。

（4）

飲食及びパーティー・懇親会

国際会議場内（ロビーを除く）における飲食は全面的に禁止です。
会議室内でパーティー・懇親会等を実施する場合は、必ず利用照会時にご相談ください。

（5）

レイアウト

会議室内の机・椅子のレイアウトは施設利用料金に含まれています。レイアウトの希望を事前にご相談ください。（但し、基本レイアウトからの大掛かりな変更については、別途料金がかかることがあります。）
なお、国際会議場及び803会議室、804会議室、805特別応接室は固定席であるため、基本レイアウトからの変更はできません。

（6）

特別応接室（1）・（2）及び特別応接控室（1）・（2）・（3）

特別応接室（1）・（2）の利用を希望する場合は、事前に利用計画等をご相談ください。なお、特別応接控室（1）・（2）・（3）のみの貸出は行っておりません。

（7）

主催者事務室、控室、講演者控室

621控室、623主催者事務室、721主催者事務室、722主催者事務室、講演者控室（7-1～12）、レセプションホール控室（A）・（B）のみの貸出は原則として行っておりません。
なお、国際会議場及びレセプションホールを利用する場合、各施設の予約時間内において主催者事務室または控室を無料で使用することができます。

・	国際会議場・・・721・722主催者事務室、講演者控室（7-1～12）のうち2室
・	レセプションホールA・・・レセプションホール控室（A）
・	レセプションホールB・・・レセプションホール控室（B）

（8）

同時通訳設備（有料）

国際会議場、レセプションホール及び606会議室には同時通訳設備があります。（有料）
詳しくは別紙の「会議棟設備・備品料金表」をご参照ください。

（9）

外部からの機器・備品・飲食物の持ち込み

利用者の都合により、外部からの備品・機器・飲食物を持ち込む場合は、事前にご相談ください。
（場合により「機材持ち込み申請書」を提出していただきます。）
なお、飲食物を持ち込む場合は必ず後始末をお願いします。

（10）

搬入・搬出

1．	備品・機器・飲食物等の持ち込みにおける搬入・搬出にあたっては、事前に打合せを行い、経路・車輌台数等を確認のうえ、「中央ターミナル搬入出届出書」、「搬入出車両待機所利用申込書」等を提出してください。
2．	搬入・搬出時は、必ず必要な養生を行ってください。所定の養生が認められない場合は、作業を中止していただくことがあります。
3．	台車は各自でご用意ください。

*詳しくは、別冊の「会議施設利用の手引き」をご覧ください。

（11）

荷物の受け取りについて

原則、宅配便等による荷物の受け取りは、利用会議施設内において、利用時間内に、受取人が行ってください。
前日までの荷物の受け取り・お預かりに関しては会議サポートセンターで有料にて承りますので、ご相談ください。

・荷物の送付先

〒135-0063　東京都江東区有明3-11-1
株式会社ビッグサイトサービス　会議サポートセンター係
TEL　03-5530-1234

※荷物の送付状にご利用日・主催者名・ご利用会議室・荷物受取時間を必ず明記して下さい。

（12）

電話のお取り次ぎについて

会議室内への電話のお取り次ぎ・伝言のお預かりは原則行いません。外部から連絡を受けるには、会議室内に臨時電話を設置して下さい。

（1）	発火または引火性の品物等、危険物の持ち込み
（2）	裸火の使用行為
（3）	悪臭を発するものの持ち込み
（4）	申込時の使用目的以外の利用
（5）	付属備品の所定場所以外への移動
（6）	施設内外で所定の方法を除く看板・ポスター等の掲出
（7）	施設内でのビラまき、寄付の強要等の行為
（8）	施設内で経師張り（のり付け作業）
（9）	その他、当社が不当と認めた行為

*禁止事項についての不明な点は、ご相談ください。

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